EVA Optic B.V. is verantwoordelijk (de “verwerkingsverantwoordelijke”) voor de persoonsgegevens die via evaoptic.com en in ons verkoop- en klantcontact worden verwerkt. Wij gaan met uw gegevens om volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor onze activiteiten niet verplicht is. Stuur privacyvragen naar info@evaoptic.com met “Privacy” in de onderwerpregel.
Wij verzamelen alleen de gegevens die u ons zelf geeft en een beperkte set technische gegevens van uw bezoek.
| Situatie | Persoonsgegevens |
|---|---|
| Contactformulier | Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, land, plaats, onderwerp, uw bericht en uw toestemming |
| Project indienen | Contactgegevens zoals hierboven, plus projectgegevens, tekeningen en andere bestanden die u uploadt |
| Proefzwemmen boeken (EVA Experience Center) |
Naam, contactgegevens, gewenste datum en tijd, en eventuele opmerkingen |
| Partneraanvraag | Naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens, vestigingsadres en informatie over uw bedrijf |
| Klanten, partners en leveranciers | Zakelijke contactgegevens, order- en projecthistorie, correspondentie en factuurgegevens |
| Contact via e-mail, telefoon en WhatsApp | Uw contactgegevens en de inhoud van het gesprek |
| Websitebezoek | IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina’s en cookie-ID’s (zie sectie 7) |
Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. Neem deze niet op in berichten of uploads.
Wij gebruiken uw gegevens alleen voor de onderstaande doelen, elk met een grondslag uit artikel 6 AVG.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beantwoorden van uw vraag, verzoek of projectaanvraag |
Maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) of ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van aanvragen (art. 6 lid 1 sub f) |
| Offertes opstellen, producten leveren, support en garantie |
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Plannen en verzorgen van proefzwemmen in het EVA Experience Center |
Maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Beoordelen en beheren van partner- en dealerrelaties |
Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
| Beheren van leads en klantrelaties in ons CRM-systeem |
Gerechtvaardigd belang bij een georganiseerde, efficiënte opvolging van zakelijke contacten (art. 6 lid 1 sub f) |
| Productnieuws en updates sturen aan zakelijke contacten |
Gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten (art. 6 lid 1 sub f), anders uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a); u kunt zich altijd afmelden |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) |
| Websiteanalyse en -verbetering | Uw toestemming via de cookiebanner (art. 6 lid 1 sub a) |
| Websitebeveiliging en het voorkomen van misbruik, waaronder spambescherming van formulieren met Google reCAPTCHA |
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) |
Als wij op toestemming vertrouwen, kunt u die altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerking die vóór de intrekking plaatsvond. Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u.
Formulieren op onze website sturen uw gegevens automatisch naar ons klantrelatiebeheersysteem (CRM), dat wij gebruiken om aanvragen op te volgen. Dit gebeurt via een beveiligde API-koppeling tussen onze website en het CRM-systeem.
Onze CRM-leverancier is onze verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst. De leverancier mag uw gegevens alleen in onze opdracht verwerken en moet ze veilig en vertrouwelijk behandelen.
Onze CRM-gegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als de leverancier gegevens van buiten de EER benadert, bijvoorbeeld voor support, leest u in sectie 6 hoe die doorgifte is beveiligd.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen ze alleen met de onderstaande partijen, en alleen voor zover nodig.
| Ontvanger | Rol | Waarom |
|---|---|---|
| CRM-leverancier | Verwerker | CRM voor het beheren van aanvragen, leads en klantcontacten (sectie 4) |
| Hosting- en IT-dienstverleners | Verwerker | Hosting van onze website en formulierinzendingen |
| Google (Google Tag Manager, reCAPTCHA, en analyse als u toestemming geeft) |
Verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke | Beheer van websitescripts, beschermen van formulieren tegen spam en meten van websitegebruik (sectie 7) |
| Vimeo | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke | Afspelen van video’s op onze website |
| Leveranciers van e-mail- en kantoorsoftware |
Verwerker | Versturen en ontvangen van e-mail |
| EVA-partners en dealers | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke | Opvolgen van uw aanvraag in uw regio, alleen als u om een partner vraagt of wij u dit eerst laten weten |
| Transporteurs en installateurs | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke | Leveren en installeren van producten die u heeft besteld |
| Accountant en Belastingdienst | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke | Voldoen aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen |
Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij kunnen gegevens ook verstrekken als de wet of een rechterlijke uitspraak dat vereist.
Waar mogelijk slaan wij uw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige leveranciers, zoals onze CRM-leverancier en Google, kunnen gegevens vanuit landen buiten de EER benaderen of verwerken, bijvoorbeeld voor support of onderhoud.
Wij staan dit alleen toe met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit van de EU (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse bedrijven) of de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de EU, waar nodig met aanvullende maatregelen. Neem contact met ons op voor een kopie van de betreffende waarborgen.
Wij gebruiken functionele cookies die onze website nodig heeft om te werken. Analytische en marketingcookies plaatsen wij pas nadat u daarmee in de cookiebanner instemt.
U kunt uw toestemming altijd wijzigen of intrekken via de link naar de cookie-instellingen op onze website of in uw browser. Zie ons cookiebeleid voor het volledige overzicht van cookies en bewaartermijnen.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verzamelden, of dan de wet voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Formulierinzendingen op onze website | 3 maanden na doorsturen naar ons CRM-systeem, daarna verwijderd van de website |
| Leads in ons CRM-systeem die geen klant werden | 2 jaar na ons laatste contact |
| Klant- en partnerrecords in ons CRM-systeem | Duur van de relatie plus 2 jaar |
| Projecttekeningen en -bestanden | Duur van het project plus 2 jaar, langer als dat nodig is voor de garantie |
| Facturen en boekhouding | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, artikel 52 AWR) |
| Analysegegevens | Maximaal 14 maanden |
Na deze termijnen verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang.
Bij een datalek dat een risico voor u oplevert, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u als dat verplicht is.
U heeft de volgende rechten over uw persoonsgegevens:
Stuur uw verzoek naar info@evaoptic.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen; stuur ons geen kopie van uw identiteitsbewijs. Wij reageren binnen een maand.
U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming, in het bijzonder in het EU-land waar u woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Onze leidende toezichthouder is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij het samen kunnen oplossen.
Onze website en diensten zijn gericht op bedrijven en volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten rechtstreeks.
Vragen over dit beleid? Neem contact op met EVA Optic B.V. via info@evaoptic.com of +31 (0)38 337 50 67.